Latar Belakang
Perkembangan teknologi yang semakin pesat membuat perusahaan berlomba-lomba untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada customer dengan memanfaatkan kemajuan teknologi. Sejak tahun 1999, Enterprise Resource Planning (ERP) telah mulai digunakan oleh perusahaan-perusahaan di seluruh dunia dan menggantikan sistem-sistem informasi yang sebelumnya mereka gunakan. Kehadiran ERP membantu perusahaan dalam mengintegrasikan dan mengelola semua bagian penting dari proses-proses bisnis yang ada, sehingga pengelolaan proses bisnis menjadi lebih mudah karena segala sesuatu berjalan dalam satu sistem.
Tanpa menggunakan ERP, perusahaan akan kesulitan dalam mengelola seluruh data yang masuk dan keluar dengan baik, yang otomatis akan berdampak pada performa dari perusahaan, dan salah satu proses bisnis yang dapat terpengaruh adalah sales. Integrasi antar modul yang buruk di dalam perusahaan otomatis akan meningkatkan kemungkinan sebuah perusahaan dalam kehilangan berbagai kesempatan untuk mengidentifikasi sales lead yang ada, meningkatkan frekuensi kesalahan dalam pembuatan dokumen yang berhubungan dengan sales, hingga meningkatkan risiko gagalnya memenangkan sebuah sales karena stok barang yang ternyata tidak tersedia, dan lain-lain. Oleh karena itu, proposal ini dibuat untuk memberikan pemahaman mengenai pentingnya mengimplementasikan ERP di dalam perusahaan, terutama untuk modul sales.
Isi Proposal
Alasan Mengapa ERP Diperlukan
Terdapat beberapa kelemahan yang diperoleh perusahaan apabila memilih sistem informasi dibandingkan ERP, dimana salah satu kelemahannya adalah pada faktor biaya. Biaya yang dikeluarkan sebuah perusahaan akan menjadi lebih mahal dibandingkan jika perusahaan tersebut menggunakan ERP. Penggunaan ERP dapat mengautomasikan sebagian besar proses bisnis, sehingga dapat mengurangi biaya operasional, biaya manajemen, biaya untuk tenaga kerja, dan biaya-biaya lainnya. Penggunaan ERP juga dapat dengan mudah memberikan laporan bisnis yang lengkap dan akurat, sehingga perusahaan dapat dengan mudah memprediksi dan mengatur anggaran biaya dengan lebih baik. Sekarang ini, masih banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi yang berbeda untuk proses bisnis yang berbeda dengan database yang berbeda pula, atau bahkan tidak menggunakan system informasi apapun dengan segala dokumen yang masih berbentuk paper-based, yang mempersulit perusahaan baik dalam memonitor maupun mengakses data-data tersebut apabila dibutuhkan, karena tidak terkumpul dalam satu tempat yang sama, sehingga integritas, aksesibilitas, serta reabilitas dari data perusahaan belum tentu terjamin. Dengan menggunakan ERP, data-data akan terkumpul di satu tempat dan terstruktur dengan baik sehingga mengurangi risiko timbulnya data-data yang redundant. Menggunakan database yang terintegrasi dengan semua modul yang ada juga memudahkan semua orang di dalam perusahaan dalam mengakses informasi-informasi yang mereka inginkan dan butuhkan kapanpun dan dimanapun.
Selain itu, peredaran informasi dalam perusahaan menjadi kurang optimal. Ketika sebuah perusahaan tidak menggunakan ERP, banyak informasi yang tidak tersalurkan dan diketahui oleh sesama karyawan dalam divisi yang sama maupun dalam divisi yang berbeda. Banyak hal yang dapat terjadi sebagai dampak dari buruknya peredaran informasi, seperti ketidaktahuan karyawan mengenai informasi-informasi penting tentang pelanggan, mengenai apakah ada barang yang stoknya kosong, atau informasi-informasi lain seperti informasi pengenai proses pengiriman. Apabila sebuah perusahaan tidak menggunakan ERP dan memiliki beberapa sistem informasi untuk proses-proses bisnis yang ada di dalam perusahaan, proses pemeliharaan dan pengembangan dari system-sistem tersebut otomatis menjadi tanggung jawab dari divisi IT. Hal ini dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya error atau crash, serta meningkatkan workload dari para karyawan yang berada di bawah divisi IT karena mereka juga harus melakukan perbaikan apabila terdapat bug, melakukan kustomisasi agar sistem-sistem yang ada sesuai dengan kebutuhan perusahaan, serta melakukan pemeliharaan secara berkala. Dengan menggunakan ERP, divisi IT hanya perlu melakukan pemeliharaan terhadap satu sistem saja, yang otomatis mengurangi usaha dan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Perbandingan Antara Salesmate Dengan Modul Sales Pada ERP
ERP memiliki modul sales yang berfungsi untuk membantu dalam proses pengelolaan data pelanggan dan sales lead, memungkinkan karyawan untuk membuat pesanan baru serta memantau pesanan yang sudah ada, memantau penjualan, mencatat transaksi, membuat laporan penjualan, memberikan dan mengelola penawaran dan faktur, serta melakukan kontrol terhadap penigriman barang.
Aplikasi non-ERP seperti Salesmate juga menawarkan fungsionalitas yang serupa dengan modul sales pada ERP. Salesmate adalah sebuah software sales yang menawarkan berbagai kemudahan, seperti mengatur proses penjualan, menutup lebih banyak transaksi dan membangun hubungan dengan pelanggan dalam satu platform yang dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi lain. Beberapa fitur utama Salesmate antara lain adalah manajemen jalur penjualan, peningkatan produktivitas email, pelacakan aktivitas penjualan, otomatisasi tugas penjualan, serta menyediakan sales insights. Aplikasi ini relatif lebih murah dibandingkan ERP, namun hanya cocok untuk digunakan oleh perusahaan dengan skala kecil atau menengah. Aplikasi ini tidak diperuntukkan untuk perusahaan berskala besar (enterprise), sehingga tidak dapat mengelola data dalam jumlah besar atau mengelola proses sales yang tergolong kompleks. Salesmate juga tidak memiliki desktop client.
KESIMPULAN
Perusahaan akan memperoleh banyak keuntungan dengan kehadiran ERP yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Walau biaya yang dikeluarkan tidak sedikit, resiko kegagalan cukup besar dan waktu yang dibutuhkan untuk proses implementasi relatif lama, perusahaan akan memperoleh banyak keuntungan dan dapat mengurangi biaya operasional, manajerial, dan biaya tenaga kerja untuk jangka panjang ketika ERP sudah berhasil diimplementasi. Dibandingkan dengan menggunakan sistem informasi yang berbeda untuk tiap proses bisnis, ERP menawarkan integrasi dari seluruh modul yang ada sehingga dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam mengelola proses bisnis yang dimiliki. Modul sales yang ada pada ERP juga akan terintegrasi dengan modul-modul lain, sehingga informasi dapat tersebar dengan baik dan akan mengoptimalkan performa perusahaan, salah satunya dengan meningkatkan jumlah sales yang berhasil ditutup.
Comments
Post a Comment